Kun julkisia hankintoja lähestytään yhteistyön rakentamisena ja tiedon jakamisena, herää kysymys, minkälaisilla menettelytavoilla ja välineillä tietoa tällä hetkellä jaetaan. Toinen tiedonjaossa keskeinen tekijä on yhteistyöprosessin osapuolien ja heidän toimenkuviensa tunnistaminen. Etenkin julkisten organisaatioiden rakenne voi olla jopa organisaation sisällä työskenteleville melko vaikeaselkoinen, jolloin esimerkiksi helppokäyttöinen organisaatiokaavio helpottaisi kokonaisuuden hahmottamista ja yhteydenottoja.
VISOssa on työstetty kaksi kuvaa, joissa on hahmotettu, mitä tiedonvälittämisen ja -saamisen tapoja hankintasopimusprosessissa käytetään. Näkökulmana on ollut kartoittaa, mistä lähteistä hankintaa työstävät henkilöt saavat tarvitsemaansa tietoa ja millä tavoin he jakavat tietoa keskenään organisaatioiden sisällä ja välillä. Taustalla vaikuttaa myös yleinen sääntely sekä yhteiskunnan että organisaatioiden tasolla. Ensimmäiseen kuvaan on kerätty yleisesti käytettyjä välineitä ja toinen kuva on tehty Vantaan kaupungin koulujen puhtauspalveluhankinnasta. Jälkimmäinen käytiin läpi Vantaan hankintakeskuksen ja tilapalvelujen sekä kahden kyseisessä kilpailutuksessa menestyneiden yritysten (ISS ja Coor Service Management LP) edustajien kanssa. Lisätietoa löydät täältä. Kuvista on mahdollista räätälöidä versio oman organisaation tarpeisiin.
KUVA: Hankintasopimusprosessin välineet (Soile Pohjonen, Marika Noso, Stefania Passera myös visuaalinen suunnittelu, Tiina Toskovic, Nora Arlander)
KUVA: Vantaan kaupungin puhtauspitopalvelutapauksen hankintasopimusprosessin välineet (edellisen kuvan pohjalta Soile Pohjonen, Tiina Toskovic, Stefania Passera myös visuaalinen suunnittelu)
Suurin osa hankintaprosessin tiedonjakamisesta hoidetaan asiakirjoilla, joita edustavat muun muassa tarjouspyyntö, tarjous ja sopimus, tai erilaisissa tapaamisissa. Erityyppisissä hankinnoissa voi olla käytössä hyvinkin erilaisia tiedonjakotapoja työn luonteesta johtuen. Myös organisaatioiden sisäinen tiedonjako vaihtelee hankinnan mukaan. Hankintaorganisaatiossa hankinta- ja sisältöasiantuntijat esimerkiksi tarvitsevat hankinnan tyypistä riippuen valmistelu- ja seurantatietoja toisiltaan. Näille voi olla vakiintuneita raportointimuotoja. Koska keskeisintä hankinnoissa on itse hankinnan kohteen, kuten esimerkiksi koulujen puhtaanapidon, onnistuminen, tätä edistävä osapuolten välinen kommunikointi on ensisijaisen tärkeää. Raportointien, seurantamenettelyjen, asiakastyytyväisyyskyselyjen ja kokousmuistioiden toimivuuteen ja muotoon tulisikin kiinnittää erityishuomiota, jotta ne tosiasiallisesti edistäisivät yhteistyösuhteen kehittymistä. Palvelun toteuttamispaikassa voi olla parasta sopia räätälöidysti, kuinka yhteydenpitoa ilmoituksineen ja palautteineen kussakin kohteessa ylläpidetään. Tämä on erityisen tärkeää etenkin palveluhankinnoissa. Onnistuneiden hankintakokonaisuuksien luominen on haastavaa ja edellyttää sisäisten keskustelujen ohella tietoisuutta palveluntarjoajien näkökulmista, mikä liittyy markkinavuoropuhelun sekä strategisten keskustelujen ja päätösten onnistumiseen.
Onnistuneiden hankintakokonaisuuksien luominen on haastavaa ja edellyttää sisäisten keskustelujen ohella tietoisuutta palveluntarjoajien näkökulmista, mikä liittyy markkinavuoropuhelun sekä strategisten keskustelujen ja päätösten onnistumiseen.
Digitaalisten välineiden käyttö lisääntyy koko ajan. Perinteisesti niitä on edustanut HILMA, mutta sen rinnalle on noussut ja nousemassa monia muita. Vantaan prosessin läpikäynnissä alkoi hahmottua, kuinka keskeinen rooli sähköisillä välineillä on ja tulee yhä lisääntyvässä määrin olemaan tiedonjaossa ja tiedonjakomuodoissa. Katso lähemmin täältä.
Monet julkisiin hankintoihin liittyvät haasteet ilmenevät pienempien resurssien vuoksi herkemmin pk-yritysten kohdalla. Pk-yrityksiltä saattaa resurssipulan vuoksi puuttua tietotaitoa julkisen hankintaprosessin kiemuroissa toimimiseen. Hankinta- ja sopimusmenettelytapojen ja -työkalujen ymmärrettävyyden ja käytettävyyden merkitys korostuu, kun yrityksessä ei ole niihin erikoistunutta työvoimaa. Ilman toimivaa markkinavuoropuhelua julkiset hankkijat eivät välttämättä ole tietoisia pk-yrityksistä ja niiden tarjoomista eivätkä yritykset puolestaan aina saa tietoa meneillään olevista hankinnoista tai hankkijoiden tarpeista. Katso pk-yrityksistä ja julkisista hankinnoista lähemmin Patajoki: Towards a successful contractual relationship. Public service procurement from a small business perspective.