Julkisten hankintojen sopimusten tekeminen on oma maailmansa. Oikeudellisella sääntelyllä on pyritty muun muassa varmistamaan, että hankinnat kilpailutetaan läpinäkyvästi, sen sijaan että ostettaisiin tutuilta tai sattumanvaraisilta toimittajilta, hintavertailuja tekemättä. Tämän tavoitteen saavuttamiseksi luoduilla menettelytavoilla on ei-toivottuna tuloksena ollut oikeudellisten muodollisuuksien korostuminen.
Markkinaoikeuden pelossa hankintaosaamisesta on tullut enemmänkin kykyä selviytyä hankintaoikeudellisesta ’temppuradasta’ – tämä ilmaisu on suomalaisessa keskustelussa levinnyt kuvaamaan julkisten hankintojen kilpailutusta. Myös yksityissektorin liikesopimuksia tehdään usein niin sanotusti juridiikka edellä, jolloin sopimusten pääasiallinen tarkoitus on suojata oikeudellisilta riskeiltä. Kummassakin tapauksessa sopimuksen pääasiallinen tarkoitus, eli ostajan näkökulmasta hintalaatusuhteeltaan sopivien ja tarkoitustaan palvelevien tuotteiden ja palvelujen saaminen, voi jäädä oikeudellisten näkökulmien varjoon hankinnan ja sopimuksen valmisteluissa. Yksityissektorin sopimukset mielletään kuitenkin sopimuksiksi – vaikkakin usein toiminnasta erillisiksi juridisiksi asiakirjoiksi – kun julkisissa hankinnoissa temppuradasta selviytyminen peittää helposti alleen jopa hankintojen sopimusluonteen: hankinnat nähdään kilpailutuksena eikä sopimussuhteen valmisteluna.
Julkisten hankintojen sääntelyn lähtökohtamielikuvana voi nähdä tavarahankinnat. Palveluhankintojen ja suurien verkostojen hallinnoiminen muodostavat kuitenkin taloudellisesti merkittävän osan julkisista hankinnoista.
Kun päämääränä on julkisten hankintojen prosessien mieltäminen yhteistyön rakentamiseksi kaikkia osapuolia tyydyttävän tavoitteen saavuttamiseksi, ensimmäinen askel on mieltää toiminta sopimus- ja vielä oikeammin yhteistyöprosessiksi. Tämän askeleen jälkeen huomio voi kiinnittyä siihen, minkälaisilla asenteilla, menettelytavoilla ja välineillä rakennetaan tavoitteita luovaa ja saavuttavaa yhteistyötä. Kun sopimusta tarkastellaan yhteistyön välineenä, oikeudellinen, sisällöllinen ja taloudellinen osaaminen eivät riitä. Sopimusta luovien ja toteuttavien osapuolten on kyettävä ymmärtämään, mitä he ovat tavoittelemassa ja sopimassa sekä mitä on sovittu. Yhteistyön välineenä sopimus edistää päämääränsä toteutumista. Sopimusvisualisoinnilla pyritään tekemään sopimuksista selkeitä ja nopeasti ymmärrettäviä sekä perehtymään houkuttelevia. Jos oikeudellinen ajattelu on aiemmin hallinnut sopimustoimintaa niin julkisissa hankinnoissa kuin yksityissektorillakin – silloin kun oikeudellisia näkökulmia ei päinvastoin ole turhiksi tai vaikeiksi koettuina jätetty täysin huomiotta – sen rinnalle ajattelua hallitsemaan on astumassa IT-logiikka. Yhä suurempi osa julkisten hankintojen sopimustoiminnasta hoidetaan digitaalisilla välineillä. Ne voivat helpottaa työtä, mutta edellyttävät samalla tiedon luomista ja välittämistä tietyissä muodoissa, jotka eivät välttämättä ole yhteistyöprosessin näkökulmasta parhaita mahdollisia.
Julkisten hankintojen sääntelyn lähtökohtamielikuvana voi nähdä tavarahankinnat. Palveluhankintojen ja suurien verkostojen hallinnoiminen muodostavat kuitenkin taloudellisesti merkittävän osan julkisista hankinnoista. Erityisesti palveluverkostoissa yhteistyön luominen ja toiminnan kokonaiskuvan hahmottaminen ovat olennaisen tärkeitä edellytyksiä onnistumiselle. Tietomallinnus on visuaalinen väline, jonka avulla voidaan edistää yhteistyötä, asiakaslähtöisyyttä sekä kokonaisuuden ja yksityiskohtien yhtäaikaista hahmottamista. Sen avulla voidaan myös edistää erilaisten digitaalisten ja visuaalisten välineiden muodostaman kokonaisuuden toimivuutta.
Sopimusta luovien ja toteuttavien osapuolten on kyettävä ymmärtämään, mitä he ovat tavoittelemassa ja sopimassa sekä mitä on sovittu. Yhteistyön välineenä sopimus edistää päämääränsä toteutumista.
Tietomallinnus on tarpeen myös toimintaympäristön ja laajempien tavoitteiden toteuttamisen apuna. Julkisten hankintojen ympäristö on monisyinen. Julkisia hankintoja määrittävät EU-lähtöiset, valtiolliset ja kunnalliset sääntelyt, eritasoiset ohjeet, politiikat, budjetit ja strategiat. Eritasoisten tavoitteiden tosiasiallinen toteuttaminen on erittäin vaativa tehtävä. Hankintaorganisaatioiden sisäiset yhteistyörakenteet, vastuualueet ja toimintojen liittymät voivat myös olla vaikeita hahmottaa. Palveluhankinnoille voitaisiin luoda eri tietoja kokoava, jäsentävä ja visualisoiva SIM (Service Information Modeling).
Näkökulma, jossa julkisten hankintojen sopimustoiminta nähdään yhteistyön mahdollistajana, avaa tutkimukselle lukuisia kulkemaan kutsuvia uusia polkuja. Uudenlaisten ajattelutapojen ja välineiden luomisen ohella vanhoja välineitä ja menettelytapoja voidaan tarkastella tuoreista näkökulmista teknisen kehityksen mukanaan tuomia mahdollisuuksia hyödyntäen.
KUVA: Julkisten hankintojen asiantuntijanäkökulmia, joiden olisi oltava
vuorovaikutuksessa (VISOn esite)