Sopimukset ja strategiat

Sopimukset ja strategiat yhteistyön edistäjinä

 

Sopimuksilla ja strategioilla on keskeinen rooli nykyajan organisaatioissa. Julkisten hankintojen prosessin tulisi osaltaan toteuttaa organisaation strategioita ja tähdätä mielekkäiden sopimusten avulla yhteisen tavoitteen suuntaiseen toimintaan. Jäljempänä käsiteltyjen sopimus- ja strategia-ajattelun yleisten ongelmien ohella julkisten hankintojen ympäristössä on omat erityishaasteensa, joita on sopimusten osalta käsitelty myös PRO2ACT-hankkeessa ja strategioiden osalta Marika Noson väitöskirjassa (2015, tulossa). Strategiatutkimus on muun muassa pää­asiassa keskittynyt yritysten eikä julkissektorin strategioihin ja julkisten hankintojen sopimukset eivät useimmiten ole osapuolten yhdessä tekemiä vaan ostajan tarjouspyynnön liitteeksi yksipuolisesti laatimia. Yhdessä niihin voidaan tällöin tehdä vain pientä hiontaa.

 

Sopimuksille ja strategioille on yhteistä, että niiden avulla määritellään tavoitteita, joiden suuntaista toimintaa oletetaan tapahtuvan.

 

Sopimukset ymmärretään perinteisesti stabiileina, muuttumattomina asiakirjoina. Sopimus laaditaan juristien kielellä juristeja varten, siltä varalta, että asioita joudutaan ratkomaan oikeudessa. Sopimuksen merkitystä käytännön yhteistyön ja innovaatioiden edistäjänä ei ole kunnolla ymmärretty. Samanaikaisesti organisaation strategiat ovat yleensä ylimmän johdon ja konsulttien yhteistyössä luomia organisaation ylätason päämääriä ja linjauksia, joiden muotoilu ja kieli vaativat erityistä perehtyneisyyttä. Strategioiden ja organisaation operatiivisen toiminnan kytkös on usein olematon. Sopimuksille ja strategioille on yhteistä, että niiden avulla määritellään tavoitteita, joiden suuntaista toimintaa oletetaan tapahtuvan. Siinä missä liikesopimukset määrittävät organisaation ja sen kumppaneiden välistä yhteistoimintaa, strategioiden tulisi ohjata organisaation omaa toimintaa. Kun sopimukset nähdään juridisina asiakirjoina ja strategiat konsulttijargonisina ylätason määritelminä, niiden perimmäinen olemassaolon syy, käytännön toiminnan ohjaaminen, ei toteudu, ja sopimukset ja strategiat alkavat elää omaa, arkitodellisuudesta vieraantunutta elämäänsä.

Organisaatioiden toiminta on yhä enenevässä määrin verkottunutta. Arvoa syntyy laajoissa verkostoissa, arvonluonti perustuu organisaatioiden yhteistyöhön, tiedon yhteisluomiseen ja jakamiseen. Hedelmällinen, innovatiivinen yhteistyö on luonteeltaan reflektiivistä ja iteratiivista, yhteistyö luo arvoa verkoston kaikille osapuolille. Sen sijaan, että sopimuksella määritellään kertaluontoisesti osto-myyntitapahtuma, sopimusten tulisi pikemminkin kirkastaa yhteisiä tavoitteita ja edistää yhteistyön toteutumista (esim. proaktiivinen sopiminen ja sopimusvisualisointi, lähteitä luvun lopussa) Samalla tavoin organisaation strategian tulisi luoda oikeasti suuntaa organisaation käytännön työntekijöiden toiminnalle. Kun koko organisaation toiminta on verkottunutta yhteistyötä muiden organisaatioiden kanssa, sopimusten kautta myös merkittävältä osin toteutetaan organisaation strategiaa.

 

Sopimukset ja strategiat eivät ole staattisia, sisällöltään muuttumattomia säiliöitä, vaan pikemminkin helmipunoksia, ajassa eteneviä, monen eri toimijan muodostamia prosessikokonaisuuksia, joissa helmet kuvaavat tärkeitä päätöksentekopisteitä ja punoksen nauhat eri toimijoiden risteäviä prosesseja.

 

Sopimukset on perinteisesti nähty osapuolten tahdon määrittävinä lopullisina dokumentteina, eräänlaisina säiliöinä, jotka sisältävät kaiken olennaisen informaation. Vain oikeusoppineilla on tämän säiliön avaimet: oikeudellinen tulkintalogiikka. Jotta sekä organisaatioiden välinen (sopimusten määrittelemä), että organisaation sisäinen (strategioiden määrittelemä) toiminta realisoituvat ihmisten toiminnassa, on mielekästä tarkastella sekä sopimuksia että strategioita toimijaverkostossa tapahtuvina prosesseina. Tällöin sopimukset ja strategiat eivät ole staattisia, sisällöltään muuttumattomia säiliöitä, vaan pikemminkin helmipunoksia, ajassa eteneviä, monen eri toimijan muodostamia prosessikokonai­suuksia, joissa helmet kuvaavat tärkeitä päätöksentekopisteitä ja punoksen nauhat eri toimijoiden risteäviä prosesseja. Strategia­prosessit, sopimusprosessit, hankintaprosessit ja monet muut organisaation ydinprosessit kietoutuvat toisiinsa vyyhtimäiseksi kokonaisuudeksi.

 

 

Uudenlainen ajattelu tarvitsee tuekseen uudenlaisia työkaluja. Eräs prosessiajattelua tukeva työkalu on informaation mallintaminen. Mallinnuksessa informaatio on digitaalisessa muodossa, tavoitteena informaation mahdollisimman käyttäjäystävällinen, visuaalisesti selkeä muoto ja helppo saavutettavuus. Rakennusteollisuudessa on jo käytössä Building Information Modeling (BIM), ja nyt tietomallintamista ollaan MORFEUS-hankkeessa kehittämässä myös palvelusektorin yhteistyön, sopimustoiminnan ja johtamisen tueksi (katso lähemmin täällä). Tulevaisuuden visiossamme sopimukset ja strategiat eivät ole erillisiä irrallisia dokumentteja, vaan kaikki nykymuotoisten sopimusten ja strategioiden sisältämä tieto on upotettu tietomallinnuksiin – sellaisiin kohtiin, joissa käytännön toimijat sitä tarvitsevat.

Katso lähemmin Pohjonen & Noso: Contracts – a Twist of Pearls: a New Metaphor to Enable a Novel Perception ja julkisten hankintojen sopimustoiminnasta yhteistyöprosessina Pohjonen & Koskelainen Public Procurement Contracting as a collaboration process. Sopimustoiminta on tasapainottelua jähmettämisen ja virtaamisen (freezing and flowing) välillä. Onnistuneessa yhteistyössä on osattava luoda turvalliset raamit ja proaktiivisesti tilaa joustavuudelle ja muutokselle.
 

Lisätietoa proaktiivisesta oikeudesta ja sopimisesta: Nordic School of Proactive Law ja ProActive ThinkTank (myös www.iaccm.com/gp/proactive). Sopimusvisualisoinnista katso lähemmin Passera et al.: Innovating Contract Practices: Merging Contract Design with Information Design ja Passera et al.: User-­friendly Contracting Tools – A Visual Guide to Facilitate Public Procurement Contracting sekä lisätietoa täällä.