Sähköisten työkalujen käyttö lisääntyy koko ajan myös julkisissa hankinnoissa. Ne voivat helpottaa työtä ja edistää yhteistyötä uusilla tavoilla. Toisaalta ne tuovat mukanaan uusia haasteita. Jos aiemmin työvälineitä on yhteistyön logiikan sijasta hallinnut oikeudellinen tai hallinnoimisen logiikka, nyt niitä voi enenevässä määrin alkaa hallita IT-logiikka. Digitaaliset välineet alkavat määritellä tiedon jakamisen tapoja ja muotoja, millä voi olla vaikutusta myös mahdollisuuksiin käyttää visualisointeja. Sähköisissä järjestelmissä liitteiden rooli kokonaisuudessa voi esimerkiksi jäädä hahmottumatta. Toisaalta liitteissä olevan tiedon muotoa järjestelmät eivät määrittele. Julkisissa hankinnoissa on syytä havahtua tutkimaan digitaalisten välineiden yhteisvaikutusta työprosesseissa ja niiden roolia sen määrittäjinä.
Julkisissa hankinnoissa on syytä havahtua tutkimaan digitaalisten välineiden yhteisvaikutusta työprosesseissa ja niiden roolia sen määrittäjinä.
Julkisissa hankinnoissa perinteinen sähköinen työkalu on hankintailmoitusjärjestelmä HILMA. HILMA on sähköinen ilmoituskanava, jossa julkisten hankintayksiköiden täytyy ilmoittaa kansallisen kynnysarvon ylittävistä hankinnoistaan. Hankinnoista ilmoitetaan määrämuotoisella hankintailmoituksella, jonka liitteisiin kuuluu muun muassa tarjouspyyntö. HILMAn kautta kulkevat kaikki hankintaprosessin tärkeimmät dokumentit tilaajilta tarjoajille, joten sen tarkoituksena on mahdollistaa ja helpottaa tiedon jakamista yhteisöjen välillä. Järjestelmän käytettävyydessä on kuitenkin ongelmia: esimerkiksi HILMAn jäykkyys, sekavuus ja hankalakäyttöisyys johtavat siihen, etteivät potentiaaliset tarjoajat aina löydä heille tarkoitettua tietoa tai päättävät jättää tarjoamatta epäselvyyksien vuoksi. Katso HILMAsta lähemmin Arlander: Hankintailmoitusjärjestelmä HILMA ja sen toiminta rajaesineenä.
Monet julkiset hankkijat ovat alkaneet käyttää HILMAa epäsuorasti eli muiden kilpailuttamisjärjestelmien kautta. Cloudian kilpailuttamisjärjestelmä on laajasti käytössä ja sen käyttö on koettu helpoksi. Se helpottaa hankkijan työtä tekemällä alustavan tarjousvertailun. Yrityspuolella on kuitenkin pohdittu, kuinka hyvin palvelutarjousten tosiasiallinen laadullinen vertailu on mahdollistettu. Hankintoja ei Cloudian järjestelmää käytettäessä tarvitse tarjouspyynnön julkaisemisen jälkeen esille tulleiden täsmennystarpeiden vuoksi keskeyttää, koska järjestelmästä näkee, ketkä ovat käyneet ilmoitusta katsomassa, jolloin heille lähtee järjestelmästä viesti kysymyksiin esitetyistä vastauksista sekä mahdollisista tarjouspyyntöjen täsmennyksistä. Jos tarjouspyyntöön on saatu vähän tarjouksia, hankkija voi myös ottaa yhteyttä ja tiedustella, miksi muut ilmoitusta katsoneet eivät ole tehneet tarjousta. Kehittämistoiveitakin hankkijoilla on: hankintamenettely sekä tarjouspyynnön rakenne on valittava heti alussa eikä sitä voi myöhemmin muuttaa, mistä syystä luonnostelua ei voi aloittaa ennen kuin on tehnyt päätöksen menettelyn valinnasta taikka tarjouspyynnön rakenteesta. Lähtökohtaisesti tarjousten hylkäyksiä muodollisten puutteiden vuoksi ei enää jouduta tekemään, koska Cloudian järjestelmä ei anna tarjota, jollei kaikkia pakollisia kohtia ole täytetty (Nämä kokemukset pohjautuvat Vantaan kaupungin hankintatapauksen mikrosimulaatioon, jota käsitellään täällä. Vantaan kokemuksista lisää VISOn päätösseminaarin Tiina Ekholmin esityksessä.)
Cloudian järjestelmä helpottaa hankkijan työtä tekemällä alustavan tarjousvertailun. Yrityspuolella on kuitenkin pohdittu, kuinka hyvin palvelutarjousten tosiasiallinen laadullinen vertailu on mahdollistettu.
HILMAssa ei tarvitse ilmoittaa kynnysarvoja alittavia pienhankintoja, joita hankintalaki ei koske. Pienhankintojakin varten on kehitetty sähköisiä työkaluja, kuten eKeiretsun HankintaSampo. Sen tavoitteena on myös ollut helpottaa sopivien toimittajien löytämistä. Vantaan kaupunki on yksi HankintaSampon käyttäjistä. Välinettä on koko ajan muokattu. Sopimuksenhallintatyökalut ovat toinen esimerkki sähköisistä työkaluista, jotka tullevat yleistymään julkisissa hankinnoissa. Softability Groupin Sopima-työkalua halutaan tulevaisuudessa kehittää myös sopimuksen suunnitteluvaiheeseen soveltuvaksi. Softability Group on kumppanina MORFEUS-hankkeessa.
Tietomallinnus on sekä itsessään sähköinen työkalu että kehikko, joka helpottaa muiden välineiden muodostaman kokonaisuuden hahmottamista ja sitä kautta niiden vaikutusten ja kehittämistarpeiden pohtimista. Katso lähemmin täältä.